Wat hoort er in een verzuimdossier?

Een verzuimdossier is het volledige overzicht van alle stappen, afspraken en inspanningen rondom het ziekteverzuim van een werknemer. Het dossier is
essentieel voor goede begeleiding én voor toetsing door het UWV bij een eventuele WIA-aanvraag.
Een zorgvuldig opgebouwd dossier beschermt de werkgever tegen juridische risico’s, zoals een loonsanctie

Waarom is een goed verzuimdossier belangrijk?

Een volledig en actueel verzuimdossier:

  • Toont aan dat aan de Wet verbetering poortwachter is voldaan;
  • Onderbouwt re-integratie-inspanningen;
  • Voorkomt discussie bij het UWV;
  • Beperkt het risico op een loonsanctie (maximaal 52 weken extra loon);
  • Is noodzakelijk bij eventuele ontslagprocedures.

Let op: medische gegevens mogen niet door de werkgever worden vastgelegd. Deze behoren uitsluitend tot het medisch dossier van de bedrijfsarts.

Wat moet er minimaal in een verzuimdossier zitten?

Ziekmelding en basisgegevens
  • Datum van ziekmelding;
  • Contactmomenten;
  • Vastlegging van bereikbaarheid en afspraken.
(Geen medische details.)
Probleemanalyse (week 6)
Opgesteld door de bedrijfsarts uiterlijk in week 6.
Bevat:
  • Beperkingen (zonder diagnose);
  • Mogelijkheden tot werkhervatting;
  • Advies over re-integratie.
Plan van Aanpak (week 8)
Samen opgesteld door werkgever en werknemer.
Bevat:
  • Re-integratiedoel;
  • Concrete acties inclusief tijdspad;
  • Verdeling van verantwoordelijkheden;
  • Evaluatiemomenten.
Evaluaties (minimaal elke 6 weken)
  • Voortgangsgesprekken;
  • Bijgestelde afspraken;
  • Eventuele wijziging in belastbaarheid;
  • Vastlegging van acties.
Eerstejaarsevaluatie (rond week 52)
Hierin wordt beoordeeld:
  • Wat het eerste jaar heeft opgeleverd;
  • Of spoor 2 noodzakelijk is;
  • Welke vervolgstappen nodig zijn.
Arbeidsdeskundig onderzoek (indien ingezet)
Bij twijfel over passende arbeid of bij langdurige uitval:
  1. Is de werknemer nog in staat om zijn eigen functie/werkzaamheden te verrichten?
  2. Zijn de werkzaamheden passend of passend te maken?
  3. In hoeverre kan de medewerker binnen de eigen organisatie passende werkzaamheden verrichten?
  4. Welke interventies/maatregelen zijn nodig om de medewerker te laten hervatten in passende arbeid conform arbeidsmogelijkheden?

In het arbeidsdeskundige rapport wordt bescheven:
  • Analyse van belasting versus belastbaarheid;
  • Advies over spoor 1 of spoor 2;
  • Onderbouwing richting UWV.
Tweede spoortraject (indien van toepassing)
Wanneer terugkeer binnen de organisatie niet mogelijk is:
  • Rapportages van het re-integratiebureau;
  • Sollicitatieactiviteiten;
  • Verslagen van begeleidingsgesprekken.
Deskundigenoordeel (indien aangevraagd)
Wanneer werkgever of werknemer een deskundigenoordeel bij het UWV heeft aangevraagd, moet dit in het dossier worden opgenomen.
Correspondentie en gemaakte afspraken
  • Schriftelijke bevestigingen van afspraken;
  • Eventuele waarschuwingen;
  • Mediationverslagen (indien van toepassing).

Wat hoort niet in het verzuimdossier?

Werkgevers mogen géén medische informatie opnemen, zoals:

  • Diagnoses;
  • Behandelplannen;
  • Medicatie;
  • Verslagen van medische consulten.

Deze informatie valt onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts, en wordt door de bedrijfsarts zelf aangeleverd.

Wat beoordeelt het UWV bij een WIA-aanvraag?

Bij de WIA-aanvraag beoordeelt het UWV het re-integratieverslag. Het UWV kijkt onder andere naar:

  • Tijdigheid van acties;
  • Inzet van spoor 1 en spoor 2;
  • Inspanningen van werkgever en werknemer;
  • De kwaliteit van de dossieropbouw.

Een onvolledig of onvoldoende onderbouwd dossier kan leiden tot een loonsanctie.

Samenvatting

Een verzuimdossier bevat alle niet-medische documenten die aantonen dat werkgever en werknemer actief hebben gewerkt aan re-integratie. Het dossier moet compleet, actueel en zorgvuldig vastgelegd zijn. Medische gegevens horen uitsluitend bij de bedrijfsarts. Een goed verzuimdossier is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentieel instrument om financiële en juridische risico’s te beperken.

Getagged